Bắt đầu xuất khẩu hàng hóa lần đầu là một cột mốc quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị và xử lý hàng loạt thủ tục có thể gây hoang mang.
Đừng lo! Chỉ cần nắm vững 5 bước dưới đây, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều khi đưa hàng hóa “ra biển lớn”.
BƯỚC 1: KIỂM TRA TÍNH HỢP PHÁP CỦA HÀNG HÓA
Trước khi ký kết hợp đồng, cần xác định hàng hóa của bạn có được phép xuất khẩu hay không.
Các loại hàng hóa bị hạn chế xuất khẩu gồm:
-
Tài nguyên khoáng sản chưa qua chế biến
-
Hàng hóa có yếu tố văn hóa, di sản, quốc phòng
-
Một số loại nông sản thô cần kiểm dịch nghiêm ngặt
📌 Tra cứu danh mục cấm hoặc hạn chế tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP hoặc liên hệ Chi cục Hải quan để xác minh.
BƯỚC 2: CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU & CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
Một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ bao gồm:
-
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
-
Hóa đơn thương mại (Invoice)
-
Phiếu đóng gói (Packing List)
-
Vận đơn (Bill of Lading hoặc AWB)
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu đối tác yêu cầu
-
Giấy kiểm tra chất lượng hoặc kiểm dịch (với nông sản, thực phẩm…)
BƯỚC 3: ĐĂNG KÝ MÃ SỐ HẢI QUAN & CÀI PHẦN MỀM KHAI BÁO
Doanh nghiệp cần đăng ký mã số hải quan và chữ ký số để có thể khai báo điện tử.
Bạn cần chuẩn bị:
-
Giấy đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất khẩu
-
Chữ ký số hợp lệ
-
Cài đặt phần mềm ECUS hoặc VNACCS để khai tờ khai xuất khẩu
⏱ Quá trình này chỉ mất 1–2 ngày nếu chuẩn bị đủ giấy tờ.
BƯỚC 4: KHAI BÁO HẢI QUAN & HOÀN THÀNH THỦ TỤC XUẤT HÀNG
Khi đã sẵn sàng mọi chứng từ và hệ thống khai báo:
-
Mở tờ khai xuất khẩu điện tử
-
Nhận kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ)
-
Nộp hồ sơ và hoàn tất các thủ tục kiểm tra theo phân luồng
-
Đóng thuế xuất khẩu (nếu có)
-
Làm thủ tục giao hàng cho đơn vị vận chuyển, xuất kho, đưa hàng ra cảng
💡 Nên phối hợp với forwarder để đảm bảo các thủ tục tại cảng được thực hiện trơn tru.
BƯỚC 5: LƯU TRỮ HỒ SƠ & LÀM VIỆC VỚI NGÂN HÀNG (NẾU CẦN)
Sau khi hàng đã xuất đi, doanh nghiệp cần:
-
Lưu trữ đầy đủ chứng từ khai báo hải quan
-
Làm việc với ngân hàng (trong trường hợp thanh toán qua L/C)
-
Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế VAT (nếu đủ điều kiện)
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ nên được lưu ít nhất 5 năm để phục vụ công tác thanh tra – kiểm tra sau thông quan.
✅ MẸO DÀNH CHO DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU LẦN ĐẦU
-
Tạo checklist chứng từ, tránh sai sót khi nộp hồ sơ
-
Làm rõ điều kiện giao hàng và thanh toán trong hợp đồng
-
Nếu có thể, nên chạy một lô hàng test nhỏ đầu tiên
-
Lưu giữ đầy đủ thông tin trao đổi với đối tác, hãng tàu và đơn vị vận chuyển
📌 KẾT LUẬN
Xuất khẩu lần đầu không hề khó nếu bạn có quy trình rõ ràng và biết mình cần làm gì. Việc nắm chắc từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các sai sót không đáng có.
Nếu bạn cảm thấy quá tải, đừng ngần ngại tìm đến sự hỗ trợ từ những đơn vị dịch vụ XNK chuyên nghiệp như DVXNKSG.COM – để việc xuất khẩu đầu tiên trở nên suôn sẻ và đáng nhớ!
